入社書類 回収・リマインド自動化アプリ
採用が決まったらLINEで書類依頼。未提出の項目は自動でリマインドします
入社書類 回収・リマインド自動化アプリとは、パート・アルバイトの採用が決まるたびに、雇用契約書やマイナンバー、給与振込口座、扶養情報、基礎年金番号、通勤経路などの入社書類を、本人専用のフォームでLINEやSMSから回収するアプリです。未提出の項目は自動でリマインドし、社労士や給与ソフトに渡すデータまで出力します。
- 無料お試し
- 1ヵ月
- 月額料金
- 9,800円（税込）
- 初期費用
- 0円（不要）
- 保守・メンテナンス・バージョンアップ
- 無料
最終更新：
入社書類 回収・リマインドでこんなお悩みはありませんか？
- 採用が決まるたびに、入社書類の一覧を渡して提出を待ち、何度も催促している
- 誰のどの書類が未提出なのか、管理表を見ないと分からない
- マイナンバーのコピーを紙やメールで受け取っていて、管理方法に不安がある
- 書類の不足で社会保険の手続きや初回の給与振込が遅れたことがある
- 人事労務ソフトは人数課金で、入退社が多いのに社員数の少ない店舗には割高に感じる
入社書類 回収・リマインド自動化アプリは、こうした毎日の手作業を自動化し、ミスと作業時間を減らします。
入社書類 回収・リマインド自動化アプリの仕組み
- 1採用が決まったら、管理画面で名前と連絡先を登録します
- 2本人専用のフォームURLが、LINEやSMSで自動で送られます
- 3本人がスマホで情報を入力し、必要な書類を撮影してアップロードします
- 4未提出の項目がある人には、自動でリマインドが届きます
- 5そろった情報を、社労士向けのExcelや給与ソフト取込用のCSVで出力します
主な機能
LINE・SMSで本人専用フォームを送付
採用が決まった人に、本人専用のフォームURLをLINEやSMSで送ります。メールを使わないアルバイトの方にも連絡が届きやすい方法です。
スマホで入力と書類の撮影
口座や扶養情報、通勤経路をスマホで入力し、身元保証書などは撮影してアップロードできます。紙の書類を何枚も書いてもらう必要がなくなります。
未提出項目の自動リマインド
未入力の項目や未提出の書類がある人に、期限に合わせて自動でリマインドを送ります。担当者が1人ずつ催促する手間を減らします。
マイナンバーの分離保管
マイナンバーはほかの情報と分けて暗号化して保管し、閲覧できる担当者を限定します。紙のコピーやメールでの受け渡しをやめられます。
社労士・給与ソフト向けの出力
そろった情報を、社労士に渡すExcelや給与ソフトに取り込めるCSVで出力します。手続きの方法は今の社労士や給与ソフトのまま変えずに使えます。
導入前と導入後の違い
導入前入社書類の一覧を紙で渡し、提出されるまで何度も声をかける
導入後LINEで依頼が届き、未提出の項目には自動でリマインドされる
導入前マイナンバーのコピーを紙やメールで受け取り、保管に不安がある
導入後マイナンバーは暗号化して分けて保管され、閲覧者も限定できる
導入前集まった書類を見ながら、社労士向けの表に手で転記する
導入後社労士向けのExcelと給与ソフト取込用のCSVが自動で出力される
手作業・外注・汎用ツールと入社書類 回収・リマインドの比較
| 方法 | 費用 | 手間 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 手作業（紙の書類を渡して回収・転記） | 人件費・印刷代 | 入社のたびに回収・催促・転記が必要 | 書類の不足・紛失、手続きの遅れ |
| 社労士に回収から依頼 | 依頼先の料金（手続きの件数による） | 本人への声かけは社内に残ることが多い | 書類がそろうまで手続きが進まない |
| 人事労務ソフトの入社手続き機能（SmartHR・ジンジャー・freee人事労務など） | 各サービスの料金（人数課金が多い） | 入社から各種手続きまで一括で対応できる | 入退社が多く社員数の少ない店舗型の事業者には割高になる場合がある |
| 本アプリ | 月額9,800円（税込）・初期費用0円 | 採用者の登録のみ | 回収とリマインドに絞り、今の社労士・給与ソフトのまま保守対応込みで使える |
手作業（紙の書類を渡して回収・転記）
- 費用
- 人件費・印刷代
- 手間
- 入社のたびに回収・催促・転記が必要
- 注意点
- 書類の不足・紛失、手続きの遅れ
社労士に回収から依頼
- 費用
- 依頼先の料金（手続きの件数による）
- 手間
- 本人への声かけは社内に残ることが多い
- 注意点
- 書類がそろうまで手続きが進まない
人事労務ソフトの入社手続き機能（SmartHR・ジンジャー・freee人事労務など）
- 費用
- 各サービスの料金（人数課金が多い）
- 手間
- 入社から各種手続きまで一括で対応できる
- 注意点
- 入退社が多く社員数の少ない店舗型の事業者には割高になる場合がある
本アプリ
- 費用
- 月額9,800円（税込）・初期費用0円
- 手間
- 採用者の登録のみ
- 注意点
- 回収とリマインドに絞り、今の社労士・給与ソフトのまま保守対応込みで使える
導入イメージ
毎月数人のアルバイトが入社する飲食店（想定）
採用が決まったらLINEで入社書類の依頼を送るだけに。未提出の催促も自動になり、店長がシフトの合間に書類を追いかける時間が減ります。
パート職員の入れ替わりが多い介護事業所（想定）
入社書類を本人のスマホから回収し、そろった情報をExcelで社労士に渡すだけに。社会保険の手続きに必要な情報の不足を早めに把握できます。
※導入イメージは想定例です。効果はご利用状況により異なります。
対象業種と連携できるサービス
こんな事業者さまにおすすめ
- 飲食店
- 小売店
- 介護事業所
- 物流・倉庫
- 警備会社
- パート・アルバイトの入社が多い従業員10〜50人の事業者
対応サービス・連携先（予定を含む）
- LINE公式アカウント
- SMS
- メール
- Excel
- 給与ソフト（CSV取込）
- Googleドライブ
入社書類 回収・リマインドが必要とされる背景
入社時の必要書類は入社後に回収する流れが一般的ですが、社会保険などの手続きが漏れると、給与の振込や健康保険の加入に支障が出ます。行政手続きは期限が短く、マイナンバーなどの重要な情報を扱うため、適切な管理も求められます。人事労務ソフトには入社手続きの機能がありますが、パート・アルバイトの入退社が多い店舗型の事業者では、回収と催促を手軽に済ませたいという需要があります。
安全性と利用規約への配慮
マイナンバーはほかの情報と分けて暗号化して保管し、閲覧できる担当者を限定してアクセスログを残します。フォームのURLは本人ごとに発行します。社会保険などの手続きは、お客様（または社労士）が内容を確認したうえで行ってください。
保守・メンテナンス・バージョンアップは月額料金に含まれています。連携先のサービスの画面や仕様が変わった場合も、追加費用なしで対応します。
入社書類 回収・リマインドのよくある質問
QSmartHRなどの人事労務ソフトとは何が違いますか？
A人事労務ソフトは入社手続きから労務管理まで一括で行えるのが強みです。本アプリは入社書類の回収とリマインドに絞り、LINEで完結させることで、アルバイトの入社が多い店舗でも手軽に使えるようにしています。手続きは今の社労士や給与ソフトのまま行えます。
Qマイナンバーを集めても大丈夫ですか？
Aマイナンバーはほかの情報と分けて暗号化して保管し、閲覧できる担当者を限定してアクセスログを残します。利用目的の通知など、社内での取り扱いのルールはお客様の方針に沿って運用してください。
Qどんな書類を回収できますか？
A雇用契約書、給与振込口座、扶養情報、基礎年金番号、身元保証書、通勤経路など、事業所ごとに回収する項目を設定できます。
QLINEを使っていない人にはどう送りますか？
ASMSやメールでも本人専用のフォームURLを送れます。連絡手段は採用者ごとに選べます。
Q料金はいくらですか？
A月額9,800円（税込）です。1ヵ月無料でお試しいただけ、初期費用0円です。保守・メンテナンス・バージョンアップも無料です。