お問合せ 顧客台帳 自動転記・名寄せアプリ
フォームやメールの申込を顧客台帳へ自動転記。重複登録もAIが見分けます
お問合せ 顧客台帳 自動転記・名寄せアプリとは、お問合せフォームの通知メールや申込書のPDF・画像から、氏名・会社名・電話番号・住所などを自動で読み取り、ExcelやGoogleスプレッドシート、kintoneの顧客台帳へ転記するアプリです。「株式会社」の有無や全角・半角などの表記ゆれをそろえ、すでに登録されている顧客かどうかをAIが判定して、新規・更新・要確認に分けてから登録します。
- 無料お試し
- 1ヵ月
- 月額料金
- 9,800円（税込）
- 初期費用
- 0円（不要）
- 保守・メンテナンス・バージョンアップ
- 無料
最終更新：
顧客台帳 自動転記でこんなお悩みはありませんか？
- フォームの通知メールを見ながら、顧客台帳に1件ずつコピーして貼り付けている
- 同じお客様が「株式会社」の有無や全角・半角の違いで重複登録されている
- 手で転記しているため、電話番号や住所の入力ミスが起きる
- Excelとkintoneなど、複数の台帳に同じ内容を二重入力している
- 汎用の自動化ツールを試したが、設定が難しく名寄せまではできなかった
お問合せ 顧客台帳 自動転記・名寄せアプリは、こうした毎日の手作業を自動化し、ミスと作業時間を減らします。
お問合せ 顧客台帳 自動転記・名寄せアプリの仕組み
- 1お問合せフォームの通知メール、申込書の受付フォルダー、顧客台帳を連携します
- 2新しいお問合せや申込が届くと、氏名・会社名・電話・住所などの項目を読み取ります
- 3法人格や住所、電話番号の表記をそろえ、既存の顧客と電話・メール・社名で照合します
- 4照合結果を「新規」「更新」「要確認」に分け、要確認のものだけを担当者が画面で判断します
- 5確定した内容を、Excel・スプレッドシート・kintoneの顧客台帳へ書き込みます
主な機能
メール・PDF・画像から項目を読み取り
フォームの通知メール本文、PDFの申込書、紙の申込書を撮影した画像から、氏名・会社名・電話・住所・お問合せ内容を読み取って台帳の項目に合わせます。
表記ゆれの自動統一
「(株)」と「株式会社」、全角と半角、ハイフンの有無、都道府県の省略など、台帳を汚す表記ゆれを決めたルールでそろえてから登録します。
AIによる重複判定（名寄せ）
電話番号・メールアドレス・社名の近さから既存の顧客と照合し、同じお客様と思われる場合は新規登録せず更新候補にします。判断が難しいものは要確認に回します。
新規・更新・要確認の確認画面
取り込んだ内容は3つに分けて表示され、要確認のものだけを担当者が判断します。すべてを目で確かめる必要はなく、誤った上書きも防げます。
複数の台帳へ同時に書き込み
Excel（OneDrive）、Googleスプレッドシート、kintoneに対応し、複数の台帳を使っている場合も一度の取り込みで同時に反映します。二重入力が不要になります。
既存台帳の重複整理
導入時に、今ある顧客台帳の重複候補を洗い出して一覧にします。担当者が確認しながら統合でき、整理された台帳から運用を始められます。
導入前と導入後の違い
導入前通知メールを開いて、台帳に1件ずつコピーして貼り付ける
導入後届いたお問合せが自動で読み取られ、台帳に転記される
導入前同じお客様が別の表記で何件も登録されている
導入後表記がそろい、重複は名寄せされた状態で台帳が保たれる
導入前Excelとkintoneに同じ内容を二重入力している
導入後一度の取り込みで複数の台帳へ同時に反映される
手作業・外注・汎用ツールと顧客台帳 自動転記の比較
| 方法 | 費用 | 手間 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 手作業 | 人件費（毎日の転記作業） | お問合せのたびに台帳へコピーする | 入力ミスと重複登録が増え、台帳が使いにくくなる |
| データ入力を外注 | 依頼内容により都度見積 | データを渡す手間が残る | 反映までに時間がかかり、個人情報を外部に渡す必要がある |
| 汎用の自動化ツール（Yoom・Zapier等） | ツールの利用料と設定の手間 | 連携の設定は利用者が行う | メール本文やPDFの読み取り、名寄せ・表記ゆれの統一は不得手 |
| 本アプリ | 月額9,800円（税込）・初期費用0円 | 要確認の案件を判断するだけ | 名寄せまで含めた完成品で、保守対応込み |
手作業
- 費用
- 人件費（毎日の転記作業）
- 手間
- お問合せのたびに台帳へコピーする
- 注意点
- 入力ミスと重複登録が増え、台帳が使いにくくなる
データ入力を外注
- 費用
- 依頼内容により都度見積
- 手間
- データを渡す手間が残る
- 注意点
- 反映までに時間がかかり、個人情報を外部に渡す必要がある
汎用の自動化ツール（Yoom・Zapier等）
- 費用
- ツールの利用料と設定の手間
- 手間
- 連携の設定は利用者が行う
- 注意点
- メール本文やPDFの読み取り、名寄せ・表記ゆれの統一は不得手
本アプリ
- 費用
- 月額9,800円（税込）・初期費用0円
- 手間
- 要確認の案件を判断するだけ
- 注意点
- 名寄せまで含めた完成品で、保守対応込み
導入イメージ
Webと電話でお問合せを受ける工務店（想定）
ホームページのフォームと電話メモの内容を顧客台帳に自動で転記。過去に見積を出したお客様からの再度のお問合せは既存顧客として更新されるため、対応履歴がひとつにまとまります。
申込書を紙とWebで受け付ける教室（想定）
紙の申込書を撮影するだけで台帳に登録。Web申込と同じ形にそろうので、兄弟で通う家庭の重複や住所の書き方の違いも整理できます。
※導入イメージは想定例です。効果はご利用状況により異なります。
対象業種と連携できるサービス
こんな事業者さまにおすすめ
- 顧客台帳をExcelで管理する小規模事業者
- 工務店・リフォーム会社
- 教室・スクール
- 士業事務所
- BtoBの中小企業
- 通販・EC事業者
対応サービス・連携先（予定を含む）
- Googleスプレッドシート
- Excel（OneDrive）
- kintone
- Gmail
- Outlook
- Googleフォーム
- WordPressのお問合せフォーム
- LINE公式アカウント
顧客台帳 自動転記が必要とされる背景
小規模事業者では、顧客台帳をExcelやスプレッドシート、kintoneで管理し、フォームの内容を手で転記していることが少なくありません。フォームの内容をkintoneとExcelに二重入力しているケース向けの自動化テンプレートが多数公開されており、転記は入力ミスの原因になると指摘されています。汎用の自動化ツールは設定が利用者任せで、メール本文やPDFのように形の決まっていない情報の読み取りや名寄せは苦手です。
安全性と利用規約への配慮
顧客の個人情報は暗号化して保管し、台帳への転記と照合の目的にのみ利用します。各サービスへは公式のAPIやWebhookで接続します。重複判定による上書きは、要確認のものを担当者が判断してから行い、データを自動で削除することはありません。
保守・メンテナンス・バージョンアップは月額料金に含まれています。連携先のサービスの画面や仕様が変わった場合も、追加費用なしで対応します。
顧客台帳 自動転記のよくある質問
Q顧客管理のExcelに自動入力できますか？
Aはい。OneDriveに保存したExcelの顧客台帳に、お問合せの内容を自動で入力します。Googleスプレッドシートやkintoneにも対応します。今お使いの台帳の列に合わせて設定します。
Q名寄せとは何ですか？
A同じお客様が別の表記で何件も登録されている状態を見つけ、1件にまとめることです。本アプリは電話番号・メールアドレス・社名の近さから重複を判定し、判断が難しいものは担当者に確認を求めます。
QYoomやZapierなどの自動化ツールとは何が違いますか？
A汎用の自動化ツールは幅広いサービスと連携できる一方、設定は利用者が行い、名寄せや表記ゆれの統一は苦手です。本アプリは顧客台帳への転記に絞った完成品で、初期設定もサポートします。
Q紙の申込書にも対応できますか？
Aはい。スマホで撮影した画像やスキャンしたPDFから文字を読み取ります。読み取りに自信がない箇所は要確認として表示するので、登録前に修正できます。
Q個人情報の扱いは大丈夫ですか？
A取得した個人情報は暗号化して保管し、台帳への転記と重複の照合にのみ利用します。お客様の個人情報保護方針の範囲でご利用いただくもので、データの削除もいつでも行えます。
Q料金はいくらですか？
A月額9,800円（税込）です。1ヵ月無料でお試しいただけ、初期費用0円です。保守・メンテナンス・バージョンアップも無料です。